Dokumentera alla kontakter med leverantörer

Jag behöver ofta träffa leverantörerna. Detta går vanligen till på så vis att jag bjuder in till möte för diskussion av olika punkter kopplade till befintliga avtal. Ibland ringer jag i stället upp leverantörerna och tar en diskussion över telefonen. Jag är en vän av dialog och tycker att det är jätteviktigt att måna om bra relationer med våra avtalsparter. Vad ska jag tänka på? I så fall vad?

Anna Ulfsdotter Forssell svarar: Tack för din kloka fråga. Jag vill börja med att understryka att jag helt delar din uppfattning om att det är viktigt att upprätthålla goda relationer med sina leverantörer och att dialog är bra. Det finns dock en del viktiga saker att tänka på i samband med dessa kontakter.

De grundläggande principerna gäller som bekant under genomförandet av en upphandling, vilket de flesta känner till och också tänker på.

Men de grundläggande principerna gäller även under ett upphandlat avtals löptid, och det är inte lika känt. Som du vet är likabehandlingsprincipen en av de mest grundläggande och också den mest åberopade när det gäller överträdelse av någon av principerna i överprövningsmål.

Likabehandlingsprincipen gör sig därmed också ofta gällande när det gäller kontakter med leverantörer inom ramen för befintliga, upphandlade kontrakt. Det betyder bland annat följande.

Låt säga att en myndighet har ramavtal med tre leverantörer. Kontrakt tilldelas efter förnyad konkurrensutsättning. Den upphandlande myndigheten bör behandla alla ramavtalsleverantörerna lika på så vis att möten för diskussion om ramavtalen hålls med samtliga leverantörer, var och en för sig.

Mötena bör avhandla samma punkter och alla ramavtalsleverantörer har rätt till all den information som myndigheten delar med sig av, det kan gälla rutiner, fakturering, olika typer av önskemål eller klagomål från beställare. Allt detta för att samtliga leverantörer ska ha samma information och därmed behandlas lika inför nästa förnyade konkurrensutsättning.

Om en av ramavtalsleverantörerna skulle väcka en fråga, vars svar myndigheten bedömer är viktigt för samtliga leverantörer i kommande förnyade konkurrensutsättning behöver myndigheten även informera övriga om frågan och svaret.

Det låter kanske krångligt och arbetsamt när jag beskriver det här, men det behöver inte vara det. Ett uppföljande mejl med information efter ett redan genomfört möte kan räcka. Vissa myndigheter har all information om befintliga avtal samlad på webben och då kan information lämnas där.

En annan viktig princip är transparensprincipen, eller principen om öppenhet. När det gäller möten, både fysiska och telefonmöten, vill jag också understryka vikten av att dokumentera!

Det är viktigt för öppenheten och förtroendet för myndigheten men också för förståelsen av vad som sades vid mötet och givetvis också för avtalets fortsatta tillämpning om du som ansvarig upphandlare skulle sluta. Möten initieras lämpligen via mejl med ett förslag till dagordning så att leverantören kan förbereda sig på bästa sätt.

Under mötet bör enklare tjänsteanteckningar föras och dessa bör skickas till deltagarna efter genomfört möte. Det är bra för samsynen och för avtalsrelationen! När det gäller telefonsamtal är det viktigt att dokumentera även dessa. En kort tjänsteanteckning kan räcka.

Att dokumentation är viktigt framgår också av Kammarrätten i Stockholms dom den 14 maj 2018 (mål nummer 6449-17) där kammarrätten beslutade att en upphandling skulle göras om eftersom myndigheten i fråga, Polisen, under en pågående upphandling hade haft möten med befintlig leverantör, som också var en av anbudsgivarna i den nya upphandlingen, utan att kunna visa vad som avhandlats under dessa möten.

Den sökande och sedermera klagande leverantören visade att omfattande kontakter ägt rum och då gick bevisbördan över på myndigheten på så vis att denna hade att visa vad som hade varit anledningen till dessa möten.

Om myndigheten hade haft bra dokumentation från mötena hade myndighetens objektivitet inte kunnat ifrågasättas utan myndigheten hade kunnat visa att likabehandling hade iakttagits, varvid upphandlingen inte hade behövt göras om.