Duo med dialog i fokus

– Tidigare sökte vi dialog i stora, strategiska upphandlingar. Nu gör vi det mer konsekvent och ser det som grunden för en bra affär, säger Pontus Lovehav, upphandlingsansvarig i Trosa kommun (14 900 invånare, Södermanlands län).

Tillsammans med upphandlaren Josefine Oskarsson utgör han upphandlingsenheten i kommunen, en ”litenhet” som han beskriver som enhetens största styrka och svaghet på samma gång.

– Det är klart att vi är resurskänsliga och behöver vara extra smarta med hur vi spenderar vår tid. Men det ger också möjlighet att var flexibel och snabbt ändra arbetssätt.

Just arbetet med dialog är ett exempel på förmågan att vara snabbfotad. Utgångspunkten är att ingen dialog är den andra lik.

– Det beror väldigt mycket på upphandlingsföremålet och hur van den andra parten är med dialog. Vi kör fysiska träffar eller Teams. En sak som vi dock undviker är stormöten. Risken då är att vi informerar och anbudsgivarsidan sitter och lyssnar. Då missar man det naturliga samtal vi vill åt, säger Pontus.

Trosa kommun bjuder in till dialog via e-avrop.

– Upplägget består i korthet i att vi upphandlare, tillsammans med beställande verksamhet, identifierar några grundläggande frågor som vi vill ta med oss in i dialogen. Vi annonserar sedan vår avsikt och beskriver vad vi vill göra, vad vi vill uppnå och själva upplägget. Sedan gör leverantörssidan en egen bedömning om det är intressant för dem att delta. När en leverantör hör av sig och vill vara med så bokar vi in ett tillfälle där upphandlare, beställande verksamhet och representanter för leverantören deltar.

Frågorna beskriver Pontus Lovehav som en form av dialogöppnare.

– Vi vill prata fritt med leverantörsidan – kring hur våra behov kan mötas, hur marknaden ser ut, förutsättningarna för affären. De här delarna gör att vi kommer närmare varandra och det sker alltid i början av upphandlingsprocessen som del av vår behovs- och marknadsanalys.

I en text på Trosa kommuns webbplats utvecklas synsättet kring dialog och fördelarna med arbetssättet:

– Vi upplever att det är ett framgångsrikt sätt att arbeta på. Vi kan ju ha en känsla av att marknaden tycker på ett visst sätt, men genom dialogerna har vi möjlighet att fråga de som är experter om det verkligen är så, säger Josefine Oskarsson.

Även en ”mismatch” kan ha ett värde, tillägger Pontus Lovehav.

– Det händer ju att man möter företagare och fem minuter i ett samtal är det bara att konstatera: nej, ni kommer knappast att kunna lämna anbud i den här upphandlingen. Men det kan vara ett jättebra samtal ändå där man kan komma in på andra typer av behov som kan vara värdefulla i framtida processer. Det rör sig inte sällan om ovana anbudsgivare och då kan vi passa på och bjuda tillbaka genom att lämna lite grundläggande tips gällande upphandling i allmänhet.

Vad ser du som nackdelar med dialog?

– Det är egentligen bara att det är resurskrävande och det är klart att det är en stor faktor att ta hänsyn till. Men vi ser det som att den tid vi lägger i början av processen har vi igen senare med bättre avtal och leverantörsrelationer som underlättar avtalsförvaltningen, säger Pontus Lovehav.

Han lyfter fram ett ramavtal för hantverkstjänster som exempel att bra dialog visade sig viktigt.

– Josefine jobbade med den upphandlingen ifjol och vi hade en mängd dialogmöten där det visade sig att marknaden var missnöjd med osund konkurrens med risk för prisdumpning och tveksam fakturering. Vi lyssnade, gjorde om helt och satte fasta prisnivåer där vi utvärderar helt på kvalitet. Det blev riktigt lyckat med stort intresse också där ett tiotal företag var med och konkurrerade, säger Pontus Lovehav.

Hur ser ni att arbetssättet kan utvecklas?

– Det är en sån fråga där det faktum att vi är små både är vår största svaghet och styrka. Vi måste rätta oss kring vad som vi hinner med. Samtidigt kan vi sätta oss ner, jag och Josefine, och ta ett snabbmöte kring hur saker fungerar och vad som kan göras annorlunda.

– Det är en snabb sak att ändra en process för vår del, på det sättet. Vi utvärderar hela tiden och ändrar olika delar kontinuerligt. Det kan vara lärdomar om vilka frågeställningar som är viktiga, formatet för dialog och hur vi bäst når ut till marknaden, säger Pontus Lovehav.