Dyrt att inte ha flyttkoll

ICM har överdebiterat Sundbybergs stad för flyttuppdrag. Fast bedömningen i den rapport som Magnus Bengtsson, kansli- och upphandlingschef, tagit fram efter önskemål från kommunens revisorer blir att det på grund av preskription och reklamationsfrist svårt att kräva tillbaka pengarna.
 
I fokus för utredningen står tre uppdrag där kostnaden överstigit 100 000 kronor utan att avtalad rabatt på 80 procent dragits av. För flytten av Löfströms Gymnasium bedöms den bortfallna rabatten till mellan 70 000 och 150 000 kronor, allt beroende på hur man tolkar rabattklausulen. Stadsbiblioteket handlar om 80 000 kronor.
 
När det gäller förskolan Västra Brotorp anses att hela beställningen inte gjorts vid samma tillfälle, vilket innebär att rabatt inte utgår. Detta trots att fakturorna hänvisar till samma uppdragsnummer.
 
Att det funnits ett missnöje med ICM kan utläsas ur det faktum att staden har analyserat möjligheterna att vid ett avrop helt enkelt hoppa över den högst rangordnade leverantören. Risken för överprövning bedömdes dock som för stor.
 
Upphandling24 har tillgång till runt 150 fakturor från ICM till Sundbybergs stad. En granskning ger vid handen att många av dem är dåligt specificerade. Det går inte att säga vad som är levererat.
 
Istället för att redovisa personalstyrka har ”enligt anbud” eller ”enligt offert” angivits. Detta står i strid med avtalet som tydliggör att faktura ska innehålla uppgifter om kundens namn och adress, hämtnings- och leveransadress, volym, specificering av utfört uppdrag samt övriga uppgifter som kunden anvisar.
 
Stadens linje är att de uppgifter som lämnats på fakturorna ändå har varit tillräckliga. Via uppdragsnummer har det varit möjligt att gå tillbaka till bakomliggande underlag. Samtidigt har kommunen i sin egen granskning haft uppenbara svårigheter att få fram just denna typ av dokument på grund av bland annat pensionsavgångar bland nyckelmedarbetare.
 
Enligt avtalets prislista kostar liten flyttbil 400 kronor per timme inklusive förare. Timtaxan för stor flyttbil är inkonsekvent nog noll. Samma sak med arbetsledning – som också betingar timpriset noll kronor.
 
Klart är att kommunens medarbetare inte konsekvent avropat de billigaste tjänsterna. Genomlysningen bekräftar att avropen på avtalet inte fungerat optimalt och flyttningar beställts på vad som beskrivs som ett ”mindre gynnsamt sätt”.

Det beror på en underbemannad upphandlingsenhet som inte alltid har kunnat hjälpa till. Dessutom har verksamheterna haft en inarbetad vana att själva beställa och hantera flyttarna.

Till revisorerna skickas också meddelandet att staden påbörjat ett förbättringsarbete kring upphandlingsfrågor generellt. Förhoppningen är att det ska leda till en tydligare och effektivare hantering framöver.
 
Flyttavtalet löper ut i april. Det varken kan eller ska förlängas. Fram till dess ska allt flyttbehov hanteras och beställas via upphandlingsenheten.
 
SKL Kommentus kommer inte att framöver teckna några fler övergripande flyttavtal. Därför planerar Sundbybergs stad att gå ut i en egen upphandling tillsammans med någon eller några grannkommuner.