Få anbud? Fråga – och ta lärdom av svaren

Jag tolkar den som att ni befinner er vid tidpunkten innan ni gått ut med upphandlingen av ramavtal och att ni vill förekomma problemet med uteblivna anbud på vissa delar av ramavtalet, i detta fall geografiska områden, men frågan är lika relevant för till exempel produktområden.

Mitt korta svar är: se till att varje område är tillräckligt stort för att bli ekonomiskt lönsamt för leverantören, annars ökar risken för uteblivna anbud.

Ett längre svar är: Börja med att ställa er frågan ”vad kan leda till att anbudsgivare inte lämnar anbud på vissa delar av avtalet?” så att ni från start försöker sätta er in i hur anbudsgivarna tänker.

Ett enkelt tips är att de vill ha ett tillräckligt stort område för att det ska vara ekonomiskt lönsamt att leverera dit.

Varje regionalt/lokalt område bör alltså kunna stå på egna ben vad gäller den ekonomiska ”attraktiviteten”. De ska var för sig kunna omsätta tillräckligt mycket pengar.

Därför bör ni räkna på omsättning på varje område och i de fall den är för låg, slå ihop det området med ett eller flera andra områden.

Kolla gärna med leverantörerna vad de tycker är en minsta omsättningsnivå för att vara intressant. Skicka ut ett mejl till några stycken och sondera läget. Sammanställ svaren och fatta beslut. Det kommer att minska risken för uteblivna anbud.

Om vi dock antar att situationen ändå uppstår att vissa regioner inte får några anbud alls, ja då måste en ny upphandling göras för dessa områden. Ni kan inte direktupphandla för de uteblivna områdena. Det finns inget undantag längre för den situationen, det togs bort i den senaste lagändringen. Tidigare fanns regeln att man kunde övergå till förhandlat förfarande utan annonsering om inte fått in några anbud men det är borttaget nu.

När ni går igenom anbuden som inkommit, kan ni med fördel även då maila företagen och fråga varför de inte lagt anbud på alla områden och vad som skulle göra att de vill lämna anbud i framtiden.

Det kan ni göra under eller efter att upphandlingen är klar. Frågan gäller anbudsgivarens eget anbud så det är inga problem med likabehandling eller transparens i det fallet.

Tag lärdom av svaren, ändra förfrågan så att den passar med företagens önskemål, och gör ett nytt försök, så kommer sannolikt chansen att ni får in fler anbud att vara betydligt större.

Ju mer och bättre kommunikation ni har haft med de potentiella anbudsgivarna innan ni gör en ny upphandling, desto bättre förutsättningar har ni skapat för upphandlingen.

Magnus Josephson