Fem möten har blivit ett

Sedan ungefär ett år tillbaka använder de nio anställda vid upphandlingsenheten på Eskilstuna Strängnäs Energi & Miljö ett digitalt verktyg för att göra upphandlingsdokument. 

Upphandlingschef Sofi Engström ser flera fördelar.

– Det är en utmaning att ha uppdaterade mallar, nu får vi automatiskt texter som är avstämda mot den senaste lagstiftningen. Det ger en ökad trygghet, inte minst för våra juniora medarbetare som kommer snabbare in i jobbet.

Med hjälp av verktyget kan upphandlaren också göra klart en stor del av upphandlingsdokumentet på plats ute hos beställaren.

– Fem möten har blivit ett, det har frigjort tid till att fokusera mer på affären, säger Sofi Engström. 

2023 gjorde Eskilstuna Strängnäs Energi & Miljö omkring 60 upphandlingar. Samtidigt som bolaget började använda verktyget gick man över till omvänd utvärdering enligt 4 kap. 12 § LOU, vilket innebär att anbudsgivarna inte behöver skicka in lika mycket dokument.

– Vi har mötts av positiva reaktioner på det. Leverantörerna, inte minst de mindre företagen, är också nöjda med att våra upphandlingsdokument blivit tydligare, säger Sofi Engström.

Ser du några nackdelar med det nya arbetssättet?

– Nej. Kostnaden övervägs av att får in fler anbud och kan ägna mer tid åt själva affären i stället för formalia.

Bakom tjänsten står företaget Prokur Sverige. Tjänsten har funnits i två år och används av ”ett knappt tiotal” verksamheter, enligt Kristian Pedersen, partner på advokatbyrån Kahn Pedersen som varit med och utvecklat tjänsten.

– Intresset har varit stort och flera myndigheter står i kö för att få prova den, säger han.