Gott om tid för jätteupphandling

År 2009 infördes en gemensam IT-service för samtliga användare inom Stockholms stad. Hittills har Volvo IT haft uppdraget att driva den stadsövergripande plattformen. Nu drar det ihop sig till en ny upphandling.
 
Anette Holm, IT-direktör vid Stockholms stad, berättar att det handlar om kommunens största kontrakt inom teknikområdet:
 
– Det är svårt att exakt ange vad upphandlingen är värd innan vi färdigställt kraven, avtalet finns på plats och beställningar lagts från våra verksamheter. Idag är leveransen värd omkring 550 miljoner kronor per år.
 
I uppdraget ingår bland annat arbetsplatstjänster, server- och applikationsdrift av lokala system samt service desk för 48 förvaltningar med 130 000 användare. Upphandlingen gäller för alla förvaltningar och bolag med undantag av utbildningsförvaltningen som själva genomför en parallell upphandling.
 
– En delad upphandling gör det enklare att möta de olika behov som finns inom stadens alla verksamheter. Förutsättningarna inom stadens olika verksamheter skiljer sig åt.
 
För att bädda för en funktionell och driftsäker plattform som ska underlätta det dagliga arbetet har stadsledningskontoret fört dialog med samtliga av stadens verksamheter. Sedan 2013 har över hundra workshoppar, fokusgruppssamtal och intervjuer genomförts med fler än 550 deltagare.
 
– Många är väldigt nöjda med den nuvarande leveransen även om det självklart finns områden som kan förbättras och förändras, säger Anette Holm.
 
Innan den första upphandlingen för sex år sedan drev staden systemen i egen regi uppdelat på respektive förvaltning och bolag. Anette Holm säger att ingen har uttryckt en önskan om att gå tillbaka till det gamla arbetssättet.
 
Vilka nyheter förutser du i den nya upphandlingen?
 
– Verksamhetens krav förändras över tid och vi har en otroligt snabb teknisk utveckling. Jag vill idag inte i detalj gå in på hur våra krav kommer att se ut, det kommer att framgå i senare, men det kan handla om infrastrukturella delar, hur tjänsterna är utformade samt kommersiella villkor.
 
Nuvarande kontrakt går ut först i december 2018. Är ni inte ute i väldigt god tid?
 
– Upphandlingar av den här omfattningen måste planeras i god tid.
 
Anette Holm säger att staden lägger stor omsorg på kravställning och förfrågningsunderlag. Samtidigt vill man ge intresserade leverantörer rejält med tid att lämna anbud och därefter för design, uppsättning och utrullning av leveransen.
 
– Vi tar också höjd för en överprövandeprocess som kan dra ut på tiden, bekräftar hon.