“Hur ska jag förvalta avtalet?”

Tycker du att man bör ha någon form av avtalsförvaltning även för enkla avtal? Vad bör ingå i en avtalsförvaltning?

Ja, det tycker jag absolut. Även avtal med låga värden eller enkla leveranser bör omfattas av en grundläggande avtalsförvaltning. Omfattningen bör dock inte vara för ambitiös. Vad avtalsförvaltningen ska omfatta får anpassas efter behovet och förutsättningar i den egna organisationen, men bland annat följande kan ingå i den grundläggande avtalsförvaltningen:

• Registrera avtalet i avtalsregistret.
• Säkerställa att de personer som berörs av avtalet har kännedom om det.
• Bevaka uppsägningstider eller tider när beslut om att förlänga avtalet ska fattas.
• Hantera klagomål eller missnöje från användare.
• Reglera priser enligt vad som finns angivet i avtalet.

För avtal som är viktigare för organisationen bör förvaltningen byggas på med ytterligare aktiviteter (utöver det som omfattas av den grundläggande avtalsförvaltningen). Då med fokus på uppföljning av fler och mer komplicerade dimensioner av avtalet, både internt (exempelvis avtalstrohet) och externt (till exempel särskilda rabattvillkor och aktiv prislistehantering).

Handlar det om särskilt centrala och strategiska avtal för organisationen måste ambitionsnivån med avtalsförvaltningen ökas ytterligare och även beakta t.ex. följande aspekter.Hur leverantörens åtagande kan utvecklas inom tillåtna ramar. Hur interna processer, strukturer och även efterfrågan kan hanteras och optimeras för att öka värdet av avtalet.

På den översta nivån är det också särskilt viktigt att det finns metoder och processer för att löpande bevaka vad som händer på marknaden i stort. Det är även sannolikt att det är ”värt besväret” att genomföra ganska omfattande kvalitetsmätningar och liknande.