E-faktura från den 1 april 2019

Regeringen har lagt fram en lagrådsremiss som innebär att upphandlande myndigheter och enheter från den 1 april 2019 ska få fakturor skickade till sig elektroniskt.

– Det finns stora samhällsekonomisk och miljömässig nytta i att övergå till elektronisk fakturering vid offentlig upphandling. De ekonomiska besparingarna för samhället uppskattas till närmare 1,4 miljarder kronor under en sjuårsperiod, säger civilminister Ardalan Shekarabi (S).

I lagrådsremissen föreslår regeringen att fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska och överensstämma med den europeiska standarden för elektronisk fakturering, om inte någon annan standard för elektronisk fakturering har avtalats.

Förslaget genomför EU:s direktiv om elektroniska fakturor vid offentlig upphandling (2014/55/EU). För att underlätta anpassningen till de nya reglerna föreslås kravet gälla offentliga upphandlingar som har påbörjats efter att lagen har trätt i kraft den 1 april 2019.

Dessutom avser regeringen att ge en myndighet i uppdrag att tillhandahålla stöd i form av bland annat informations- och utbildningsinsatser till såväl upphandlande myndigheter och enheter som leverantörer till den offentliga sektorn.

Upphandlingsmyndigheten anser att det är viktigt att börja förberedelserna i tid och att upphandlande myndigheter och enheter behöver göra dem under 2018. Exempel på förberedelser är att kontrollera att ekonomisystem och faktureringstjänst som används kan hantera e-faktura enligt rekommendationer från SFTI (Single Face To Industry).

Som upphandlare bör man även förbereda information till sina leverantörer och se om det går att sätta upp en fakturaportal, där leverantörer själva kan registrera fakturauppgifter som överförs digitalt i standardformat till ekonomisystemen.

Som stöd har också en handledning tagits fram. Handledningen riktar sig till upphandlingsansvariga och projektledare för e-handel på kommuner, landsting eller regioner samt statliga myndigheter. Syftet är att den ska vara en hjälp för att ställa krav på e-handel i samband upphandlingar av varor och tjänster.