Så hanterar du dramatisk förändring

Är det svårt att hänga med när det sker för mycket? Här är sju tips för att hänga med i förändringarna.

Förmågan att förändra sig snabbt och effektivt blir allt mer avgörande för konkurrenskraft, när gamla client-serversystem byts mot verktyg som bygger på sociala medier, mobila system, beslutsstöd och molnet. Men en undersökning från PwC visar att endast 54 procent av cheferna och beslutsfattarna har utbildning och kompetens för att hantera förändring. Här är sju sätt att bli bättre på det:

1. Uppgradera förändringsstrategin
Tiden är förbi när cheferna drog upp riktlinjerna i styrelserummen och sedan implementerade dem i organisationen. Och sedan skyllde på personalen när förändringen misslyckades.  
– Många företag går från toppstyrd förändring med vattenfallsprojekt, till ett fokus på personalen och på ständig förändring, säger Gartners analytiker Elise Olding, till IDG News.

2. Kommunicera med medarbetarna
Förändringsmotstånd från anställda är ofta en myt. Anställda är mindre rädda för förändring än för osäkerhet. Välinformerad personal blir mer engagerad. Här finns mängder av verktyg, från intranät till e-post, personliga möten och videokonferenser.

3. Lyssna på medarbetarna
Cheferna i PwC:s undersökning tenderade att utesluta personalen i förändringsplaneringen. Personalen måste vara delaktig, något som möjliggörs genom plattformar för samarbete, men också verktyg för scenariehantering och spelifiering samt flexiblare personalvårdssystem.

4. Glöm inte individerna
Förändring påverkar personelen både positivt och negativt. Chefer betraktar förändringen ofta som ett företagsproblem medan personalen ser den mer personligt.

5. Ge tillräckliga resurser
Brist på resurser gör personalen blir mindre involverad och gör att projekten genomförs för snabbt och med bristfälligt ledarskap. Här finns ofta ett medvetande från högre chefer om den stora kostnaden för misslyckade it-projekt, vilket ökar beredskapen att lägga resurser tidigt i förändringsprojekten.

6. Förändring är både är en konst och en vetenskap
Ingen modell passar alla. Energi, optimism och entusiasm är ofta viktiga ingredienser. Men djupgående förändring kräver även kunskaper om processer, verktyg och strukturer.
– Vissa chefer tror att förändringsarbete är mjukt och svårgripbart och bara innefattar känslomässiga aspekter. Men det handlar lika mycket om struktur, processer och metoder, säger Christina D’Onofrio, som är seniorkonsult på Capgemini.

7. Lär av misstagen
Allt för vanligt är att skylla misslyckanden på projektägare eller medarbetare. Undvik detta. Arbeta för att öka inlärningsförmågan genom att förstå vad som gick fel och varför. Vissa saker fungerar, andra inte. Enligt Elise Olding på Gartner måste man identifiera vad som inte fungerade. Även här handlar det om att lyssna.

– Förändringshantering är en process som ständigt upprepas. Därför måste man hela tiden ta pulsen på människor, förstå vad de behöver och vara beredd att ändra planerna, säger Christina D’Onofrio.