Så ställer du krav på beställaren

Ett bra samarbete med verksamheten är en förutsättning för en lyckad upphandling. 

Det vet Kicki Jäger, upphandlare på Örebro kommun. 

– Jag arbetar med många olika områden och är beroende av att det finns duktiga sakkunniga. Min uppgift är att få beställningen så tydlig som möjligt. En kass beställning blir en kass leverans, konstaterar hon.

Efter att ha jobbat som chef inom både inköp och försäljning inom bland annat handel sadlade hon om till upphandlare 2019. Erfarenheten från näringslivet har gett henne ett affärstänk som ibland orsakar krockar. 

– Jag är nog lite mer rock and roll och business, och det kan vara lite utmanande, säger hon med ett skratt. 

I dialogen med beställaren tar hon gärna på sig rollen att ifrågasätta, i stället för att nöja med sig med svaret ”så här har vi alltid gjort”. Samtidigt väljer hon att vara ifrågasättande på ett sätt som upplevs som tryggt.

– När vi gör ska göra en möbelupphandling till en skola frågar jag varför stolen ska se ut på ett visst sätt. ”Jaha, den får inte vara för tung eftersom den ska vara enkelt att lyfta. Men vi kan egentligen ha vilket material som helst?”. Jag navigerar mig fram. 

Det handlar om att utmana och på samma sätt blir hon utmanad av beställarna.

– De kan fråga: ”Måste vi skriva så här?” Och då får jag förklara varför vi använder vissa formuleringar. Eller så kan jag backa, även vi upphandlare måste vara öppna för att tänka nytt.

Målet är att tillsammans hitta en kravställning som ger bästa möjliga resultat. 

– Det gäller att skilja på ”måste-krav” och ”vore bra om-krav”.

Hon tror att beställarna, men även kollegorna på upphandlingsenheten, kan uppleva henne som lite jobbig eftersom hennes ifrågasättande kan skapa merarbete.

– Men för mig är resultatet det viktiga, även om vägen dit kan vara lite besvärligare. Jag har en bakgrund och ett synsätt som inte alla andra har.

Tidsbrist är en vanlig förklaring till att dialogen med beställarna blir dålig, men Kicki Jäger upplever inte själv att det är så.

– Oftast har vi bra framförhållning. Det handlar om att lägga tiden på rätt saker.

Genom sina tidigare erfarenheter har Kicki Jäger en stor förståelse för leverantörernas tillvaro. 

– Utan leverantörerna står vi oss slätt, därför är samverkan så viktig. Det finns ju ingen ”kommunfabrik” vi kan använda oss av. Båda parter är beroende av varandra och det gäller att båda gör bra affärer.

När hon jobbade privat kunde hon ringa en leverantör och göra en snabb affär. Nu är det förstås LOU som styr.

– Det är svårare att bygga affärer på relationer, men det betyder inte att vi inte ska ha en bra dialog med företagen för vi behöver deras kunskap. Det är något jag alltid försöker lyfta fram, säger Kicki Jäger.