“Varje dialogfas måste planeras noga”

Varför valde ni att använda konkurrenspräglad dialog?
– För att vi ville förstå vad som är kostnadsdrivande och hur vi skulle formulera förfrågningsunderlaget för att få bäst kostnadseffektivitet. Då verkade den upphandlingsformen bäst lämpad.

Var det ett komplicerat förfarande?
– Det kräver mycket arbete från både upphandlare och leverantörer. Varje dialogfas måste planeras noggrant och mötena bokas upp på ett sätt som inte avslöjar vilka eller hur många anbudsgivare som finns. Mötena måste genomföras ytterst strukturerat, med noggrann dokumentation för att säkerställa likabehandling. Vår dialog hade tre anbudsgivare och det är nog en stor utmaning med fler leverantörer än så. Vi hade fyra faser, och för att få bra indikationer till det slutliga förfrågningsunderlaget så tog vi in indikativa anbud inför den tredje fasen.

Vad är du nöjdast med när det gäller resultatet?
– Under dialogen fick vi in samtliga leverantörers förslag till ändringar av avtalstexter samt information om vad som var kostnadsdrivande. Efter relativt omfattande anpassningar av de juridiska formuleringarna och ansvarsfördelningen hade vi ett förfrågningsunderlag som alla parter kunde acceptera. De ändringar av avtalstexter som inkom med de slutliga anbuden var väldigt få. Genom den justerade ansvarsfördelningen, där SLL tar större ansvar för osäkerhet och risker, kunde leverantörerna fokusera på att prissätta leveranserna. Detta påverkade anbudspriserna på ett positivt sätt.
Läs allt om Upphandling24:s konferens på Grand i Stockholm.