Vässar arbetet med nya direktiven

Så hoppas Region Skåne kunna vässa sina upphandlingar. Nya anvisningar om hur regionens upphandlingspolicy ska tillämpas finns nu på plats med en rad förändringar.

-Med de nya anvisningarna vill vi öka kvalitén i våra upphandlingar och följsamheten till tecknade avtal. Vi vill minimera antalet direktupphandlingar och få fler, större upphandlingar i form av ramavtal eller avrop från DIS, säger Region Skånes inköpschef Ingrid Bergman.

De anvisningar som trädde ikraft nyligen ersätter en tidigare version från 2013 och är anpassade efter den nya upphandlingspolicy som gäller från 2018.

-Vi tydliggör nu organisation och inriktning för de expertgrupper som är knutna till varje upphandling. Roller och ansvar mellan den som beställer en upphandling och våra inköpare blir tydligare. Vi vill se att grupperna lägger stort fokus på kravställning och uppföljning av hur avtalen används, säger Ingrid Bergman.

Ett regionalt synsätt som ska genomsyra upphandlingarna lyfts fram.

-Inom Region Skåne ska samordnad upphandling gälla som huvudregel – fler ska kunna ha nytta av en produkt som resultat av att en del av våra många verksamheter initierat en upphandling.

-Det ställer krav på att vi jobbar från två håll. Från inköp kan vi jobba proaktivt med att matcha ihop behov som vi ser när uppgifterna till vår årliga upphandlingsplan kommer in under tidig höst. Samtidigt har förvaltningarna ett ansvar att stämma av med varandra, säger Ingrid Bergman.

Även skrivningarna kring jäv har uppdaterats, vilket också är i linje med den rekommendation som PwC lämnat efter granskning på uppdrag av regionen av den it-upphandling som nu blivit ett rättsfall.

Deltagare i expertgrupper för upphandlingar måste fylla i en särskild försäkran om att man inte har personliga intressen i arbetet och numera gäller även en form av dubbel rapporteringsskyldighet.

-Skulle det vara så att man kan ha ekonomisk vinning av avtal som tecknas så måste medarbetaren lyfta det både till sin chef och till den inköpare som ansvarar för upphandling, säger Ingrid Bergman.

-Vi kommer att bevaka mer noggrant att man följer regelverket kring jäv och även vara mer uppmärksam på att jävsförhållanden kan uppstå under en lång upphandlingsprocess utan att så har behövt vara fallet när en expertgrupp inledde sitt arbete.