Upphandlingsmyndigheten har redovisat sitt regeringsuppdrag om handlingsplan för en genomgående elektronisk inköpsprocess i en rapport (pdf). Den innehåller olika förslag för att öka användningen av elektroniska lösningar genom hela inköpsprocessen. Bland annat föreslås att regeringen bör prioritera elektroniska lösningar i den nationella upphandlingsstrategin med tydliga mål, delmål och syften.
– Det finns stora fördelar med e-upphandling och en helt elektronisk inköpsprocess. Upphandlingarna kan bli snabbare och mer rättvisande. Anbuden kan bli fler och hela inköpsprocessen kan effektiviseras, säger Ann-Christin Nykvist, generaldirektör på Upphandlingsmyndigheten.
Upphandlingsmyndigheten föreslår vidare att man lagstiftar om att annonsdatabaser ska godkännas av en ansvarig myndighet och att databaserna ska skicka uppgifter till statistikansvarig myndighet. Regeringen bör också se till att arbetet med standardisering och nationell anpassning inom e-upphandling och e-handel fortskrider.
Resultatet av de undersökningar Upphandlingsmyndigheten gjort visar att upphandlande myndigheter anser att fördelarna med en helt elektronisk inköpsprocess överväger nackdelarna.
Enligt Upphandlingsmyndigheten bör regeringen även genomföra Ekonomistyrningsverkets förslag om att förbjuda pappersfakturor i offentlig sektor i november 2018.
Upphandlingsmyndigheten har i arbetet med handlingsplanen hämtat synpunkter från Ekonomistyrningsverket, Sveriges Kommuner och Landsting och Statens Inköpscentral vid Kammarkollegiet.
Utredningen är välkommen men en nationell annonsdatabas skulle inte bli dyr.
I 5.6 diskuteras certifiering av annonsplatser som huvudalternativet framför en nationell annonsplats. Detta är en eftergift för de företag som säljer bevakningstjänster, baserat på den tidigare upphandlingsutredningen (SOU 2013:12).
En mening i 5.6 känns svårbegriplig ”Det ska inte krävas någon registrering i systemet för att kunna ta del av upphandlingsdokumenten”. Anledningen till att anbudssystemen vill att intressenter (leverantörer) ska registrera ett konto (en gång) och anmäla intresse för upphandlingen är för att det ska gå att skicka aviseringar (mejl) om det sker förändringar i underlagen, d.v.s. avisering om kompletteringar eller frågor&svar. Om detta nu inte längre ska krävas så inträder en överhängande risk att en leverantör som hittar dokumentunderlag på någons bevakningstjänst missar viktiga kompletteringar från originalkällan i anbudssystemet.
Vi behöver skilja på anbudssystem och annonsplatser och det är fullständigt onödigt att flytta underlag från anbudssystem till annonsplatser.
I alternativet 5.7 anges som främsta argument att en nationell annonsplats skulle bli kostsam.
Jag har istället ett tredje förslag som jag anser skulle vara det mest kostnadseffektiva för alla parter. I grunden är det en nationell annonsplats men med enda syftet att lista samtliga i landet nu pågående upphandlingar och samla statistik. Jag tänker mig en relativt enkel platt databas med enbart huvudinformationen om upphandlingarna, inga underlag eller dokument, med en enkel webbsida för enbart manuell sökning av allmänheten. Från upphandlingssystemen kan annonsinformationen (notisen) skickas som ett enda standardiserad meddelande, ett utkast på protokoll har redan gjorts i en arbetsgrupp i SFTI:s regi. Att skicka dokument/underlag är helt överflödigt, dokument är ju ändå inte speciellt användbart för statistik.
Det standardiserade meddelandet ska naturligtvis även innehålla den information som behövs för statistikuppsamling och berörda myndigheter ska ha tillgång till att när som helst hämta ut informationen. Samma tekniska gränssnitt skulle även bevakningsföretagen kunna använda för att hämta ut information för sina tjänster, med möjlighet att ha olika affärsmodeller för att hjälpa företag att hitta intressanta upphandlingar med t.ex. e-postavisering.
En sådan enkel nationell annonsplats skulle vara billig att driva och en teknisk integration som enbart omfattar översiktlig information (metadata) skulle vara enkel för systemleverantörerna att införa på kort tid. Företag/leverantörer som letar upphandlingar får en central och oberoende plats att hitta upphandlingar på. Den absolut viktigaste informationen för leverantörerna är länken till originalunderlagen som finns i de olika anbudssystemen. En nationell annonsplats skulle inte behöva någon inloggning.
Intressant är att rapporten äntligen lyfter upp något som jag missionerat om i över 10 år, nämligen integrerade system för inköp. Det är helt klart det enklaste och effektivaste sättet att åstadkomma spårbarhet mellan upphandling, avtal, beställningar och fakturor. Det underlättar både avtalstrohet (att undvika gapet mellan vad som upphandlas och vad som beställs), sparar dyra integrationskostnader och ger möjlighet till intern uppföljning inom myndigheten/kommunen.
Vi ser fram emot ett spännande 2016!
God Jul och Gott Nytt År!
Delar uppfattningen helt och hållet.
För det första om kostnaden, dvs att det skulle bli dyrt med en nationell annonslösning. Finns det någon som tror att den kostnaden inte jagas hem någon annanstans??
För det andra. Det är helt obegripligt att staten fortsätter att sörja för ett de-facto monopol får fortleva som man gör med VISMA.
För det tredje. Den tekniska lösningen kan göras ännu enklare. Om alla upphandlande myndigheter och bolag anvisar en katalog på sin webb-sajt där det läggs ut annonser eller uppdaterade annonser och en länk till där ytterligare information, ffu mm, kan inhämtning av annonser och publicering av dessa ske helt automatiserat. Jag har en kollega som gör en sådanhär sökrobot och publicering för mindre än 100,000 kr…
Sänkta inträdeshinder för att underlätta för andra och nya aktörer att tjäna pengar på att förädla information samt stötta myndigheter och leverantörer i upphandlingsprocessen och samtidigt minskade transaktionskostnaden gör att vi närmare oss en bättre fungerande offentlig marknadsplats i Sverige.