Lyckad partnerupphandling av it ny giv för Uppsala

Uppsala kommun har landets största centrala administrationsorganisation (KLK) med bland annat alla it-, upphandlings- och inköpsfunktioner centralt placerade.

Målet med upphandling/inköp i nära samarbete med it är att få till bättre  leverantörsrelationer (och färre leverantörer) och avtal inom detta område.

– I våra stora it-upphandlingar går vi allt mer mot partnersamarbeten där vi vill hitta leverantörer som kan ta större helhetsansvar, säger Per Luks som arbetar med upphandling och inköp.

Han berättar om en partner- och innovationsupphandling av digitalt handläggarstöd med verksamhetsstöd, ärendehantering och diarieföring där kommunen ville ta ett större leverantörsgrepp än tidigare.

– Tidigare hade de olika förvaltningarna olika specialsystem, men nu var målet samordning och att hitta en leverantör som kunde ta fram en lösning som nu skulle ersätta tre system, och i framtiden fler.

Inledningsvis trodde många att upphandlingen skulle överprövas och blev många överraskade när så inte skedde.

Hur det lyckades? Processen startade med en rfi-runda våren 2016 som, enligt Per Luks, tog marknaden på sängen.

– Delar i i rfi:n om ”partnerskap och samarbete” krävde mycket förklaring och övertygelse med leverantörerna, men vi ville ha ett tolvårigt avtal med en innovationsdel där vi genom samarbete med leverantörer skulle bygga delar för alla verksamheter. Men vi var tydliga med att bara ge ramarna och inte detaljstyra.

Processen gick vidare med en förhandlad upphandling.

– Vi hade ett tvåstegsförfarande där tio leverantörer svarade på vår inbjudan, och nio gick vidare. Fyra kom sedan in med svar när de insåg omfattning och vad innovationsdelen i upphandlingen innebar, säger Per Luks.

Under förhandlingen konkretiserades kommunens utmaning att få leverantörerna att förstå partnerskapets fulla innebörd.

Efter en första runda med utvecklade skall-krav, mervärdeskrav och processbeskrivningar i form av arbetsflöden som utgångspunkt för utvärdering, var antalet leverantörer nere i tre.

– De bjöds in för presentationer som vi utvärderade och gav mervärdespoäng i en öppen dialog där de fick förtydliga sig. Efter presentationerna gick vi in i en förhandling där alla leverantörer fick samma agenda inför förhandlingen.

Per Luks berättar att de var tydliga med att leverantörerna bara fick komma med begränsat antal personer.

– Vi vill bara att rätt personer skulle komma. Med dem gick vi igenom och förhandla om partnerskapet, processerna samt mervärdeskraven. Vi förtydligade också vad vi menade med partnersamarbeten, vad vi tryckte på och vad vi ville. Under hela processen var vi väldigt transparenta mot leverantörerna. Eftersom jag tidigare jobbat it-branschen, vet jag hur viktigt det är med tydlig kommunikation och relationer.

Uppsala kommun berättade för leverantörerna vad de vill få ut av systemet, att relationen till leverantören skulle vara långsiktig och att de tillsammans skulle forma det system som kommunen behövde, med bland annat koppling till det nya kartsystemet och dess partner/leverantör.

En av de största utmaningarna har också varit den interna förändringen med att se och förstå nya arbetssätt, partnerskap samt nya möjligheter med moderna digitala lösningar.

– Leverantörerna fick prissätta sina utvecklingstankar. Vi insåg att det skulle bli svårt, men för dem men flera låg ganska lika mot hur vi tänkte. Framför allt är inget låst, samtidigt som vi gjort klar att ”det här är vad vi skriver på för och är beredda att betala”, säger Per Luks.

– Det innebär att man måste tänka nytt och bl a reda ut vad ett partnerförhållande innebär. Hur lägger vi exempelvis upp förhandlingsdiskussionerna? Målet var ett stringent men flexibelt förhållningssätt där vi hade flexibilitet i förhandlingen med målet att inte fastna i detaljer.

Per Luks berättar att Uppsala kommun kunde matcha leverantörernas argument på ett bra sätt.

– Vi hade en utvärderingsgrupp på 25 personer som kom från olika verksamheter i kommunen. Upphandlingen utvärderades utifrån både mervärden, funktioner och processer och ställde krav på mycket engagemang. Vi hade också ett erfaret förhandlingsteam med både affärsmässig, juridisk och teknisk kompetens.

Per Luks förklarar att de försökt varit viktig att vara ödmjuka i leverantörskontakterna, att vara tydliga med att kommunen inte kunde veta allt om framtida leveransen och dess innehåll.

– Vi var öppna med att ”vi vet inte allt – ni är proffs och det är därför vi gör det här tillsammans”. En utmaning var att förklara att detta var en gemensam risk och investering mellan oss och leverantören. Vi var också tydliga med att vi skulle ha strategiska möten ett par gånger om året med leverantören som också skulle känna att den blev en del av Uppsala kommun under avtalstiden.

Efter slutförhandlingar fattades tilldelningsbeslut i juli 2017.

– Efter det ringde vi runt till alla leverantörer och berättade vad som hade hänt och varför, vilket var uppskattat. En förlorande leverantör gav oss cred genom att säga att detta var framtidens sätt att upphandla på. Vi klarade oss också från överprövning, bland annat genom den löpande dialogen med leverantörerna, säger Per Luks.

Kristin Norling, upphandlingsspecialist på Uppsala kommun, menar att hon under processens gång uppmärksammade att Per Luks har förmågan att arbeta med och samordna olika kompetenser inom kommunen i syfte att nå måluppfyllelse.

Per Luks berättar att modellen med en partner- och innovationsdel i upphandlingen nu kan stå modell för upphandlingen av många andra systemlösningar.

– Många av de stora systemen, som lönesystem, datakommunikation-basnätverket, skolplattformen samt hälsa, vård och omsorg är gigantiska upphandlingar där liknande inriktningar med innovation och partnerskap kan bli aktuella. Någon form av partnerskap vi vill ha i alla våra avtal och etablera positiva partnerskap och samarbeten. Det går inte längre att sitta på sin kammare och skicka mejl mellan kund och leverantörer, utan det gäller att arbeta och utvecklas tillsammans, säger Per Luks.

Den 16 maj är det dags för Upphandling24:s konferens Upphandla it. Läs mer och anmäl dig här.