Smedjebackens väg till framgång

Sedan 2017 är hon upphandlingsansvarig i dalakommunen med knappt 11 000 invånare.

En tydlig ambition har varit att jobba strukturerat och målmedveten mot den lokala leverantörsmarknaden – här inkluderat även Ludvika kommun utifrån närheten mellan centralorterna.

– Vi tycker att gensvaret varit bra från lokala marknaden och det märks i våra siffror också. 2024 var all time high på flera områden som att 45 procent av anbuden kom från lokala företag och att snittantalet anbud ökade till 4,1, säger Lina Kihlmark Andersson.

Smedjebacken har också ”parkerat” inom topp tio i Svenskt näringslivs årliga ranking av offentlig upphandling utifrån betyg satta av företagare i hemkommunen.

Lina skrattar lite när framgångskonceptet ska beskrivas:

– Det blir allt vanligare att man hör av sig till oss och frågar: vad är det ni gör? Jag brukar bli lite ställd och får nästan fråga mig själv: ja, vad är det vi gör? Men i det ligger också att det är självklart att vi ska jobba utåtriktat och fånga behov och funderingar som finns bland leverantörer.

Lina Kihlmark Andersson ger en mängd ”små” exempel på filosofin:

– Vi har länge jobbat med att finnas med på lokala mässor. Numera finns vi också med på de företagsfrukostar som anordnas anordnas sista fredagen varje månad. Ett lyckat drag var också att vi flyttade ut från kommunhuset för ett par år sedan och vi delar nu lokal med näringslivskontoret.

– Allt det här öppnar för spontana möten och diskussioner med företagare – ett sätt att avdramatisera offentlig upphandling, att få företagare att våga ta kontakt och ställa det de upplever som dumma frågor.

Vissa gånger innebär det att man får ”ta på sig kommunhatten” mer än att vara renodlad upphandlare, tillägger Lina Kihlmark Andersson.

– Det kan finnas synpunkter på att beställarna ska bli tydligare eller andra delar kring hur kommunen jobbar. Då kan vi ta det vidare internt och fungera lite som first line support.

En upphandlingsguide har också tagit fram för att minska tröskeln för främst mindre företag att leverera till kommunen. Enkäter är ett annat område där kommunen är aktiv för att fånga upp utmaningar och behov som leverantörsmarknaden upplever.

Plus att upphandlingsenheten, som har två tjänster, ständigt jobbar med att försöka förenkla upphandlingsdokumenten.

– Det ska vara lätt att förstå vad som ska lämnas in och vad vi förväntar oss. Vi jobbar mycket med språket i våra underlag och ska inte heller länka till en massa paragrafer. Anbudsgivare ska inte behöva läsa lagen. Har vi behov av att skriva ut en paragraf från exempelvis LOU så ska vi också skriva vad den innebär, förklarar Lina Kihlmark Andersson.

Även att miniminera antalet bilagor står i centrum och kommunen har bland annat valt bort ett dokument om juridisk försäkran.

– Där skulle man kryssa hit och dit och skriva under, men vi har ersatt det med ett lite enklare dokument för undertecknande av anbud. Jag tycker överlag att vi hittat en bra balans mellan förenklingar och att inte tulla på regelverket.

Lina Kihlmark Andersson upplever att olika insatser ger ringar på vattnet.  Lokala företagare har fått ansikten och namn på kommunens upphandlare. Diskussioner om upphandling, ofta spontana, har blivit naturliga. Och hon ser det som kommunens ansvar att ”bryta isen”.

-Jag har själv en bakgrund från privat sektor med att sitta på andra sidan och skriva anbud och nu är jag här. Som liten företagare har man sällan offentliga affärer som top of mind. Så det är vårt jobb att få företagare att vilja och våga prata med oss, säger Lina Kihlmark Andersson.

Även öppenhet mot journalister är en del av arbetssättet.

Ett par exempel:

Nya Ludvika Tidning undrar hur sexigt det är med offentlig upphandling, men konstaterar att kommunens upphandlare gör det begripligt med råd och nya upphandlingsguiden.

Siljan news har spetsat till upphandling som ”ett torrt jobb men någon måste göra det” och att Smedjebacken haft turen med ”upphandlare som faktiskt kan se på sitt uppdrag med nyfikenhet och passion”.

– Det väcker nyfikenhet bland företagare om vi syns i media. Ofta är det vi som söker upp lokal media med tips och de är i regel på med bra effekt, säger Lina Kihlmark Andersson.