Så lyckades Österåkers kommun (49 300 invånare, Stockholms län) bli en av årets ”klättrare” i upphandlingskategorin av Svenskt näringslivs företagsranking.
Österåker placerar sig som 25:a i rankingen – en förbättring med hela 106 placeringar – och tillhör ett fåtal medelstora kommuner som finns inom ett topp-50 som annars domineras av småkommuner.
– Det betyder jättemycket – ett kvitto på att enheten går i rätt riktning, säger Linnea Spång, Österåkers kommuns inköps- och upphandlingschef, om rankingen.
Hon leder en inköpsorganisation som är en del av ekonomiavdelningen och som förutom chefstjänsten består av sex upphandlare, två strategiska inköpare och en avtalscontroller.
– Enheten har vuxit mycket på kort tid genom flera nyrekryteringar. Jag tror att tiden har gjort sitt också att vi nu arbetat upp ett bra samarbete och teamkänsla vilket är helt avgörande för det förbättrade resultatet, säger Linnea Spång.
I en artikel på kommunens webbplats lyfts effekterna av att erbjuda utbildning till företagen och att kommunicera mer med leverantörsmarknaden.
– Utbildningarna har genomförts med möjlighet att delta fysiskt samt digitalt, men vi har också lagt mer fokus på marknadsdialog inför genomförandet av vissa upphandlingar vilket har varit uppskattat av leverantörerna, säger Linnea Spång
Hon tillägger att mycket av jobbet behöver göras internt.
– En större samverkan mellan kommunens verksamheter och upphandling och inköp har bland annat lett till tydligare kravställningar i upphandlingarna, vilket gynnar även anbudsgivarna.
Österåkers kommun arbetar numera teambaserat när upphandlingar genomförs. Det är alltid två upphandlare per upphandling som då kan ge stöd till varandra, vilket Linnea Spång tycker fungerar väl.
– På så vis har vi kunnat återkoppla snabbt på de frågor som inkommit under frågor och svarsperioden i samband med annonsering av upphandlingar. Detta arbetssätt främjar också kvaliteten av upphandlingsdokumenten och i slutändan avtalen.
En annan del som Linnea Spång lyfter fram är det omfattande arbete som lagts ner på uppdatering av inköpsenhetens mallar. I grunden handlar det om att alla medarbetare ska vara insatta i resonemanget bakom ett val av formulering.
– Detta ger en ökad rättssäkerhet, enlighet och tydlighet gentemot leverantörerna. När enheten har en samsyn och förståelse för de formulering som används i upphandlingsdokumenten skapas en trygg plattform, vilket möjliggör ett gott samarbete mellan marknad och den upphandlande myndigheten.
Hur tänker ni vässa arbetet framöver?
– Vi vill arbeta vidare med inköpsprocesserna i kommunen samt upprätthålla den dialog som enheten har lyckats etablera med marknaden. Vi ser mallarbetet som en fortlöpande process, där vi kommer se till att hålla dessa uppdaterade i enlighet med ny lagstiftning och praxis, säger Linnea Spång.
Bra jobbat! Mycket trevlig läsning!